Personvernerklæring for Easyplan

Sist oppdatert 30.08.2021

EasyPlan er en tjeneste som er utviklet for å profesjonalisere og optimalisere veivedlikehold og snørydding, strøing og feiing av veier og plasser og tilsvarende arbeidsoppgaver. 

Tjenesten gjør det mulig for kunder («Kunden») å se informasjon knyttet til kjøreoppdrag i en webapplikasjonløsning og kontorløsning, og for de enkelte brukerne («Bruker») som er ute på oppdrag å registrere og dokumentere løpende den jobben som blir gjort. Tjenestens kontorløsning etablerer også en plattform for Kunden for planlegging og rapportering knyttet til ulike kjøreoppdrag.

EasyPlan er eid av Easyplan AS («EasyPlan»), en høyteknologisk produksjonsbedrift med kjernevirksomhet innenfor utvikling og produksjon av redskap og digitale løsninger for snø- og isbekjempelse.

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger som registreres i EasyPlan ved bruk av tjenesten og hvem som er ansvarlig for den behandlingen som skjer i webapplikasjonen og kontorløsningen.

1. BEHANDLINGSANSVARLIG, REGISTRERING OG INNSAMLING
   EasyPlan er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som er nødvendig for å etablere avtalen med Kunden, herunder men ikke begrenset til Kundens kontaktopplysninger, fakturainformasjon og lignende. EasyPlan vil også være behandlingsansvarlig for personopplysninger som genereres ved bruk av tjenesten på Kundens side, herunder personopplysninger generert ved GPS sporing når dette er aktivert hos Kunden, og som er nødvendig for at EasyPlan skal kunne videreutvikle tjenesten og produkter, samt overholde lovkrav. EasyPlan behandler personopplysninger som Kunden oppgir når avtalen inngås og opplysninger som Kunden på annen måte frivillig gir fra seg, for eksempel opplysninger om navn, adresse, epostadresse, telefonnummer, bedriftsnavn, bedriftsadresse. Kunden er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i kontorløsningen og i webapplikasjonen, herunder opplysninger om egne ansatte og innleid personell og entreprenører samt for andre data som benyttes i tjenesten på Kundens side. Dette ansvaret omfatter alle opplysninger som Brukere av EasyPlan manuelt og automatisk registrerer og legger inn i forbindelse med bruken av EasyPlan, slik som sjåfører, kontaktpersoner for kunder, lokasjonsdata (GPS), bilregistreringsnummer mv. Kundens behandlingsansvar omfatter også data fra Brukere knyttet til EasyPlans GPS-sporing. Kunden er selv ansvarlig for at Kundens innsamling og bruk av personopplysninger i forbindelse med EasyPlans tjenester er i samsvar med lov, herunder ansvarlig for å informere egne ansatte, innleid personell, underentreprenører og andre hvis personopplysninger registreres i webapplikasjonen og kontorløsningen. EasyPlan og Kunden er således behandlingsansvarlig for de opplysningene som innhentes og brukes for de konkrete behandlingsformålene som den respektive part har. EasyPlan tilbyr GPS sporing av Brukere gjennom webapplikasjonen, Brukeren vil få spørsmål om sporing ved første gangs innlogging i webapplikasjonen. GPS sporing kan når som helst administreres av den enkelte Bruker i webapplikasjonen. Dersom GPS sporing er aktivert, vil Kunden kunne følge den enkelte Bruker i kontorløsningen. Kunden er selvstendig ansvarlig for slik behandling og bruk av data innsamlet gjennom GPS sporing.
   
   
2. HVA PERSONOPPLYSNINGENE BRUKES TIL
   Personopplysningene som registreres i EasyPlan behandles for ulike formål hos EasyPlan, herunder for administrering av de tjenestene og produktene som tilbys.
   
   Kontaktopplysninger i form av brukernavn, bedriftsnavn, telefonnummer og epostadresse mv. behandles for at du skal kunne identifisere deg selv overfor andre i webapplikasjonen og kontorløsningen. Videre er kontaktopplysninger i form av navn, telefonnummer, epost mv. nødvendig for at vi skal kunne kommunisere med deg i forbindelse med tjenesten, herunder ved brukerstøtte. For å eliminere tekniske feil og opprettholde god kvalitet på våre produkter og tjenester, samt i forbindelse med endringer i systemene våre, vil vi kunne utføre datatesting som involverer behandling av personopplysninger. Planlegging og oppfølging av oppdrag, oppfølging av Brukere og oppfyllelse av oppdrag. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger som beskrevet over, er for å oppfylle avtalen med Kunder, behandlingsansvarliges berettigede interesser i å drive virksomheten, og for å oppfylle kontraktsfestede og lovfestede forpliktelser.
   
   Kundens behandlingsformål og rettslig grunnlag fremgår av Kundens vilkår ut mot Bruker.
   
   
3. LAGRING OG SLETTING AV PERSONOPPLYSNINGER
   Personopplysningene i EasyPlan vil behandles og oppbevares i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning. Kundeopplysninger vil lagres så lenge Kunden benytter EasyPlan. Når kundeforholdet opphører vil personopplysningene slettes, med mindre lovpålagte forpliktelser eller eventuelle rettslige tvister krever at vi oppbevarer personopplysningene lenger. Kunden vil selv administrere lagring og sletting av personopplysninger i webapplikasjonen og kontorløsningen i tråd
   med de til enhver tid gjeldende personvernregler.
   
   
4. OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER OG BRUK AV
   DATABEHANDLER
   EasyPlan vil kunne overføre personopplysninger til tredjeparter for å drifte, forbedre, utvikle og sørge for at produktene og tjenestene knyttet til EasyPlan fungerer tilfredsstillende. Selskapet Headit AS bistår EasyPlan med utvikling og drift av EasyPlan. I tilfeller hvor tredjeparter benyttes, vil tilfredsstillende avtaler, herunder databehandleravtaler i den grad tredjeparten behandler personopplysninger på vegne av EasyPlan, bli inngått. EasyPlan behandler personopplysninger innenfor EU/EØS. Overføring av personopplysninger til et tredjeland utenfor EØS som ikke tilbyr tilstrekkelig vern vil bare skje i den grad det gis nødvendige personvernrettslige garantier.
   
   
5. DINE RETTIGHETER
   Brukere vil som hovedregel ha rett til innsyn i de opplysninger som EasyPlan og/eller Kunden har registrert. Brukere har som hovedregel også rett til å be om at opplysninger endres eller slettes, dersom disse er mangelfulle eller feil. Personopplysningsloven gir i visse situasjoner Brukere rett til å kreve begrensing av en behandling av personopplysninger og til å gjøre innsigelse mot en behandling.
   Dersom en Bruker mener at EasyPlan eller Kunden ikke har overholdt sine forpliktelser i henhold til personopplysningsloven, har Brukeren rett til å klage til tilsynsmyndighetene. Kontaktinformasjonen til det norske Datatilsynet finner du på www.datatilsynet.no.
   
   
6. REVISJON AV DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN
   Endringer i vår behandling eller endringer i lovverket kan nødvendiggjøre en oppdatering av personvernerklæringen. Endringer og oppdateringer vil bli gjort godt synlig.
   
   
7. HENVENDELSER
   Dersom du vil ha mer informasjon om vår behandling av personopplysninger kan du ta kontakt med EasyPlan.

E-post: post@easyplan.no
Telefon: +47 405 30 890
Postadresse: Raufossvegen 40, 2821 Gjøvik
Behandlingsansvarlig: Daglig leder i EasyPlan AS

For kontaktinformasjon om Kunden som behandlingsansvarlig, må du ta kontakt med den virksomheten som har gitt deg tilgang til EasyPlan.