Enklere og tryggere veivedlikehold for kommunen

– Før måtte vi ringe rundt for å høre hvor traktoren var. Nå kan vi logge oss inn i Easyplan og få oversikt uten å forstyrre sjåføren. Dette er helt klart tidsbesparende, forklarer Arne Edgar Rosenberg. 

Oppdaget at Easyplan er et helårsverktøy

– Vi tok først og fremst i bruk Easyplan fordi vi hadde behov for å få bedre oversikt og kontroll over brøyting og strøing på vinteren, men har oppdaget at det har enda flere bruksområder. Vi bruker det på feiing av vei, og skal også benytte det til kantklipping, og se på muligheten for å bruke det til kontroll av skilt, stikkrenner, gressklipping og lignende, sier Rosenberg. 

For oss er det viktig å ha færrest mulig digitale systemer som kan holde orden på flest mulig drift- og vedlikeholdsoppgaver. Å holde oversikt over den jobben egne sjåfører og innleide entreprenører gjør, har helt klart blitt enklere ved hjelp av Easyplan.

Se hva Nordre Land bruker EasyPlan til

Bedre kontroll og samarbeid med entreprenører

Det gir en ekstra sikkerhet for kommunen å ha god kontroll og oversikt selv om de har gode entreprenører de har tillit til. Det kan alltid skje uforutsette ting, som fravær eller sykdom. Da er det enkelt for entreprenøren å sette inn nye sjåfører, da de ser hvor de skal kjøre på EasyPlan. Da er det en trygghet at kontrollen og oversikten ligger i et felles verktøy. 

– Fra kontoret har jeg nå god oversikt over hva som skjer ute. I vinter når det snødde for fullt kunne jeg logge meg på brøyteappen og se at brøytingen var i gang og at de hadde brøytet de viktigste veiene, sier Gillebo begeistret.

Forenkler fakturering

En av de største fordelene ved å ta i bruk Easyplan er i følge Gillebo at alt knyttet til timeføring og fakturering er enklere og tryggere for begge parter.

– Når jeg får en faktura så kan jeg gå inn i systemet å sjekke at det stemmer med antall turer de har kjørt. Når alt ble ført manuelt hadde vi tilfeller der entreprenører ikke hadde fått med seg alle veiene på timelista. Det førte til tapte inntekter for entreprenørene og dårligere kontroll for oss i kommunen, forklarer Gillebo.

God oversikt og flåtestyring i snøværet

Vintersesongen 2021-2022 er første året Nordre Land kommune har benyttet Easyplan. Gillebo forteller at det oppleves som mye enklere å følge med i hverdagen. 

– Når noen ringer inn og klager på at det ikke er brøytet, kan jeg gå inn i Easyplan og sjekke når det ble brøytet sist. Før Easyplan måtte jeg ringe rundt og høre hvor brøytemannskapet var. Dersom en sjåfør sov etter lang brøytevakt og ikke svarte, måtte jeg selv reise ut for å sjekke. Nå kan jeg sitte på kontoret og se hvor det jobbes. Det er veldig lettvint, sier Gillebo.

Sparer både tid og kostnader ved hjelp av Easyplan

– Vi merker at vi sparer både tid og kostnader. Kostnader ved at vi betaler kun for det som er brøytet eller strødd. Tid fordi vi slipper å reise ut og sjekke at det er brøyta. Dette kan vi sjekke i systemet og får også opp detaljert informasjon som dato og klokkeslett. Det er hjelpsomt i forhold til henvendelser vi får fra innbyggerne også, sier Gillebo.

Easyplan gjør det også lettere for entreprenører å fakturere.

– Vi har fått tilbakemelding fra entreprenører om at systemet kvalitetssikrer at de faktisk får betalt for alle veiene de har kjørt. Så nå slipper de å bekymre seg for om de har glemt noen veier. Vi får også tilbakemelding på at de har mindre arbeid med fakturering. De slipper å administrere timelister, og kan heller hente ut rapport direkte fra systemet, sier Rosenberg.

Komme i gang med Easyplan

For å komme i gang med Easyplan må man investere tiden det tar å registrere alle  veiene som skal med. 

– Det er litt tidkrevende, men må kun gjøres en gang. Dersom man ønsker å legge til flere arbeidsoppgaver, som kantklipping, kan rodene dupliseres. Vi har også lagt ned en stor jobb i å kurse egne sjåfører og entreprenører. I år har det vært frivillig test-år for entreprenører å bruke Easyplan, med ved neste anbudsrunde vil det være et krav fra oss, sier Gillebo.

Easyplan er enkelt  å ta i bruk

– Jeg vil si det er et verktøy med lav brukerterskel. Det er viktig ettersom det alltid er mye som skal gjøres. Nå har vi alt digitalt og slipper å gjøre justeringen på papir som vi gjorde før. I digitale løsninger er det lettere å ta vare på informasjon og utvikle og tilpasse den videre. For eksempel er det enklere når vi skal ut på nye anbud. Vet å ha tatt i bruk Easyplan har vi nå et system hvor rodene er tegnet opp digitalt, sier Rosenberg.

Gode erfaringer med Easyplan

Nordre Land kommune har så langt gode erfaringer med Easyplan. Særlig fornøyd er Gillebo med kundeservicen og responsen fra Easyplan. Han har flere eksempler på systemutfordringer som har blitt løst rask og effektivt. 

– Vi oppdaget at hindringer vi la inn i systemet ikke ble synlig for entreprenører. Jeg meldte fra til Easyplan om at dette var uheldig da entreprenørene trenger oppdatert informasjon om alle rodene for å få gjort jobben. Easyplan la raskt til en funksjonalitet som gjorde at jeg kunne dele disse hindringene med entreprenørene, sier Gillebo. Han oppfatter Easyplan som et selskap som tar kundens tilbakemeldinger på alvor og er villig til å gjøre justeringer. 

– Det er veldig bra, sier Gillebo.

Anbefaling til andre kommuner

Nordre Land kommune var i kontakt med flere leverandører før de valgte Easyplan. -Vi landet på Easyplan sin løsning fordi den er bygget opp på måte som gjør den enkel å bruke både for oss som kommune og for de entreprenørene vi leier inn, forklarer Rosenberg.

Han har en klar anbefaling til andre kommuner eller entreprenører som ønsker seg bedre oversikt. -Med Easyplan får du god kontroll. Det er et enkelt, praktisk verktøy som er veldig nyttig for oss. Vi har allerede sett effekten av det i løpet av en vinter, og gleder oss til å bruke verktøyet også på sommervedlikeholdet vårt. 

Fordeler ved Easyplan

I følge Gillebo og Rosenberg er fordelene ved Easyplan mange:

• Systemet gir god oversikt og kontroll på veivedlikehold.
• Enkelt og brukervennlig for sjåførene.
• Verktøy for både  sommer- og vintervedlikehold.
• Mulighet for duplisering av roder gjør oppsett av nye arbeidsoppgaver enkelt. 
• Forenkler entreprenørenes fakturering
• Oversiktlig for kommunen å sjekke fakturagrunnlaget.
• Easyplan tilpasser raskt systemet slik at det blir mest mulig brukervennlig for oss. 
• Easyplan svarer fort på henvendelser og gir god oppfølging.